Si voleu saber com esborrar l'espai de treball a Asana, la resposta breu és: no podeu. Com que implica més d'un usuari, la plataforma no us permet eliminar-lo completament. Tanmateix, hi ha maneres de solucionar-ho.
En aquest article, explicarem com desactivar l'espai de treball a Asana sense suprimir-lo.
Com crear un nou espai de treball a Asana?
Què és exactament un espai de treball? Quan es coordina un projecte de grup, el millor és crear un espai compartit per emmagatzemar documents i intercanviar fitxers. Aquest espai s'anomena espai de treball.
El millor d'Asana és que no necessiteu un domini de correu electrònic conjunt per col·laborar amb la gent. Cada participant pot utilitzar el seu correu electrònic personal per accedir-hi. També podeu formar part de diverses organitzacions amb un sol compte. Tanmateix, només podeu visitar aquells als quals pertanyeu a causa de les polítiques de privadesa.
Al seu torn, els altres membres no podran veure el vostre espai de treball tret que els envieu una invitació. A continuació s'explica com crear un nou espai de treball a Asana:
- Per obrir "La meva configuració de perfil", feu clic a la vostra imatge de perfil.
- Obriu la pestanya "Més".
- Trieu "Crea un espai de treball nou".
Un cop hagis acabat, pots començar a convidar col·laboradors perquè s'uneixin a tu.
Un cop finalitzat el projecte, probablement ja no utilitzareu aquest espai de treball en concret. Tanmateix, en realitat no el podeu suprimir d'Asana. En lloc d'això, heu de fer certs passos per desactivar-lo. A continuació s'explica com fer-ho:
- Elimineu totes les tasques de l'espai de treball. Podeu fer-ho localitzant les tasques al panell principal i fent servir la drecera Tab + Retrocés. També podeu obrir el panell dret i fer clic a "Suprimeix la tasca".
- Eliminació dels projectes. Obriu el menú desplegable fent clic a la icona de fletxa petita que hi ha al costat del títol. Trieu "Suprimeix el projecte".
- Elimina tots els membres de l'equip. Aneu a Configuració de l'equip > Membres. Seleccioneu tots els membres, excloent-vos. Feu clic a "Elimina".
Un cop hàgiu acabat d'esborrar totes les dades, ara podeu sortir de l'espai de treball. Així és com:
- Obre el teu perfil i fes clic a la teva foto.
- Aneu a "Més".
- Trieu "Elimineu-me d'aquest espai de treball".
Com que ja no hi ha membres ni fitxers, l'espai de treball és tan bo com esborrat.
Com limitar l'accés als membres a Asana?
Podeu organitzar pràcticament tot l'espai mitjançant la Consola d'administració. Com a creador, seràs el primer a enviar invitacions a altres membres. A continuació s'explica com fer-ho:
- Obriu la pestanya "Membres".
- Cerqueu el botó "Convida membres" i feu-hi clic.
- Escriu l'adreça de correu electrònic del teu col·laborador.
- Al menú desplegable, seleccioneu el projecte que voleu compartir amb ells.
- Feu clic a "Enviar".
En cas que accidentalment hagis enviat una invitació a la persona equivocada, no és irreversible. A continuació s'explica com podeu cancel·lar una invitació:
- Obriu "Membre".
- Localitzeu la invitació que voleu revocar.
- Feu clic als tres punts al costat de l'adreça de correu electrònic.
- Feu clic a "Cancel·la invitació".
La Consola d'administració també us permet determinar quines persones tenen accés a quins projectes o tasques. Segons el nivell d'autorització, hi ha dos tipus de membres. Els membres de l'espai de treball tenen accés il·limitat i poden enviar invitacions, personalitzar l'espai de treball i molt més.
Quan feu que algú sigui membre d'accés limitat, li permeteu crear i editar projectes i convidar altres membres limitats. Tanmateix, no poden fer cap canvi a l'espai de treball, ni canviar les pertinences d'altres persones. A continuació s'explica com limitar l'accés als membres d'Asana:
- Amb la Consola d'administració, obriu la pestanya "Membres".
- Trobeu la persona de la qual voleu convertir la subscripció.
- Feu clic als tres petits punts del costat dret.
- Trieu "Membre d'accés limitat".
Els membres i administradors de l'espai de treball també poden eliminar persones de l'espai de treball, mentre que els membres d'accés limitat no ho poden fer. Això és útil, en cas que accidentalment afegiu la persona equivocada al projecte. A continuació s'explica com fer-ho:
- Aneu a Configuració de l'equip > Membres.
- Cerqueu el nom de la persona a la llista de membres.
- Seleccioneu "Elimina".
Com importar tasques a Asana?
Hi ha diverses eines de gestió del treball que us ajuden a transferir la vostra càrrega de treball a Asana. Podeu moure qualsevol dada dels programes de fulls de càlcul com Excel i Smartsheet.
Si voleu aprendre a importar tasques a Asana, primer heu de descarregar l'importador de CVS. Podreu importar el nom i la descripció de la tasca, però també la data de venciment i la data d'inici, els col·laboradors, els camps personalitzats i molt més.
A continuació s'explica com importar tasques a Asana mitjançant l'importador CVS:
- Inicieu sessió al vostre compte d'Asana.
- Cerqueu el botó + a la barra de menú de dalt. Feu clic per iniciar un nou projecte.
- Trieu "Afegeix una tasca mitjançant" al menú desplegable i, a continuació, feu clic a "CSV".
- Utilitzeu el ratolí per arrossegar el fitxer a l'importador.
- En funció de si el vostre full de càlcul té o no una fila de capçalera, feu clic a "Utilitza la primera fila com a noms de columna".
- Ompliu la informació a la finestra "Columnes del mapa".
- Feu clic al botó de la cantonada inferior esquerra per començar a importar.
Abans d'importar la tasca, podeu fer alguns canvis de format a les vostres entrades de dades. Si mapes el teu full de càlcul a Asana, tot funcionarà millor. Aquests són alguns consells sobre com anomenar les columnes per assignar-les automàticament a Asana:
- Podeu afegir un assignat a tasques individuals. Utilitzeu la seva adreça de correu electrònic per assignar-los correctament.
- Separeu la data d'inici i la data de venciment en dues columnes. Per fer-ne un seguiment a Asana, heu d'utilitzar el format mes/dia/any.
- Creeu camps personalitzats detallats, si teniu Asana Premium. Utilitzeu les seccions per determinar les vostres prioritats.
- Establiu fites per ajudar-vos a controlar el desenvolupament del projecte.
Com cancel·lar Asana?
Si heu passat a un gestor de projectes diferent, podeu cancel·lar la vostra subscripció a Asana en qualsevol moment. Això val tant per als usuaris gratuïts com per als propietaris de facturació. Els propietaris de facturació també conserven l'accés a totes les funcions comprades fins que arribi la data de renovació. Un cop cancel·leu la vostra subscripció, ja no podreu utilitzar cap eina.
Com a propietari de la facturació, també podeu cancel·lar plans individuals de pagament en qualsevol moment. Per exemple, s'explica com cancel·lar un espai de treball Premium:
- Obriu la Consola d'administració.
- Aneu a la pestanya "Facturació".
- Feu clic a "Edita el pla".
- Trieu cancel·lar.
Podeu fer tot tipus de canvis a la vostra subscripció mitjançant la pestanya "Facturació". A part de canviar a un nou pla de pagament, també podeu transferir la propietat a un membre diferent. Recordeu que només els membres de l'espai de treball poden ser propietaris de facturació. Els membres amb accés limitat no poden influir en els plans de pagament.
Asana també té un període de prova de 30 dies. La política de cancel·lació és la mateixa, és a dir, podeu finalitzar la prova en qualsevol moment. A continuació s'explica com cancel·lar Asana durant una prova gratuïta:
- Aneu a la Consola d'administració.
- Obriu la pestanya "Facturació".
- Feu clic a "Cancel·la la prova" per finalitzar la vostra subscripció gratuïta.
Preguntes freqüents addicionals
1. Com puc eliminar Asana?
Els períodes de prova gratuïts són una bona manera de determinar si alguna cosa us funciona. Si resulta que Asana no és del vostre gust, després de tot, podeu desactivar el vostre compte. A continuació s'explica com fer-ho:
1. Inicieu sessió al vostre compte i aneu a "Configuració del perfil".
2. Obriu la pestanya "Compte".
3. Trieu l'opció "Desactiva el compte".
Recordeu que aquesta acció és irreversible. Un cop trieu desactivar-lo, perdràs totes les dades d'aquest compte. Si canvieu d'opinió sobre Asana, haureu de tornar a iniciar la sessió.
Si ereu membre d'una organització o d'un espai de treball, no us haureu de preocupar per interrompre un projecte. Totes les tasques romandran intactes encara que suprimiu el vostre compte.
2. Com s'elimina un espai de treball a Huddle?
Naturalment, Asana no és l'únic programari per treballar de forma remota. Huddle és una altra solució per a la gestió de projectes que ofereix eines de col·laboració similars. Podeu utilitzar-lo tant en dispositius iOS com Android i ofereix una subscripció mensual.
Com a Asana, podeu compartir els vostres fitxers creant un espai de treball per al vostre equip. Aleshores, els membres poden personalitzar l'espai de treball al seu gust i convidar més persones a unir-se. A continuació s'explica com crear un nou espai de treball a Huddle:
1. Inicieu sessió al vostre compte i obriu el tauler.
2. Cerqueu el botó "Crea un nou espai de treball" i feu-hi clic.
3. Trieu un compte per a l'espai de treball i feu clic a "Següent".
Podeu començar a enviar invitacions un cop hàgiu completat els passos.
A diferència d'Asana, Huddle us permet suprimir l'espai compartit després d'haver acabat el projecte. Tanmateix, només els administradors del compte tenen permís per fer-ho. A continuació s'explica com esborrar un espai de treball a Huddle:
1. Aneu al vostre perfil. Feu clic a la fletxa de l'extrem superior dret per obrir un menú desplegable.
2. Aneu a Configuració del compte > Espai de treball.
3. Cerqueu l'espai de treball que voleu suprimir. Seleccioneu "Suprimeix" de la llista d'accions.
4. Confirmeu.
Un cop hàgiu suprimit un espai de treball a Huddle, no el podreu desfer. Assegureu-vos que s'hagin completat totes les tasques abans de decidir eliminar un espai de treball.
Un dia de treball honest
Treballar a distància mai ha estat tan fàcil, gràcies a una àmplia gamma de programari de gestió de projectes. Asana és sens dubte al capdavant de la llista quan es tracta d'eines col·laboratives i d'una interfície fàcil d'utilitzar.
Crear un espai de treball és una bona manera d'organitzar-se, especialment quan es tracta de projectes més grans. Tot i que no el podeu suprimir literalment un cop feta la feina, Asana ofereix una opció per desactivar-la.
Utilitzeu Asana o algun altre programari de gestió del treball? Trobeu que Workspace és pràctic o és un obstacle? Comenta a continuació i comparteix les teves experiències amb col·laboracions remotes.