Imatge 1 de 9
Quan es tracta d'eliminar documents quotidians, poques vegades hi ha molta necessitat d'aventurar-se més enllà de la pestanya Inici de Word. Però amagat a la interfície, hi ha una gran quantitat d'eines addicionals que esperen ser descobertes. Aquestes funcions no són realment "secretes", però molts usuaris mai les troben, i us podrien estalviar temps i esforç considerables.
A continuació es descriu les nostres 20 funcions més fàcils de passar per alt a Word. Molts d'ells porten una dècada o més a Word i es poden trobar als menús de Word XP i Word 2003, però ens centrarem en la interfície de la cinta de Word 2007 i posteriors, que, al cap i a la fi, es va inventar per ajudar. els usuaris troben les característiques més esotèriques del programari.
1. Seleccioneu Format similar
En un món ideal, cada element del vostre document tindria un estil assignat. Però si us heu basat en el format local, encara és fàcil fer canvis globals. La secció Edició, a l'extrem dret de la pestanya Inici, inclou la pràctica opció per "Seleccionar tot el text amb un format similar". Això us permet ressaltar fàcilment tots els vostres encapçalaments ad hoc, subtítols, etc. alhora i ajustar-ne l'aparença d'un sol cop, o aplicar un estil per facilitar la gestió en el futur.
2. Tauler porta-retalls
El tauler del porta-retalls ofereix una manera còmoda de mantenir més d'un element al porta-retalls alhora. Feu clic a la petita icona emergent a la secció Porta-retalls de la pestanya Inici per obrir-la. Es recorden fins a 24 operacions de tall i còpia recents, i podeu fer clic a qualsevol d'elles per enganxar-la al punt d'inserció. El menú desplegable Opcions a la part inferior us permet controlar quan apareix el tauler Porta-retalls; una opció és fer que aparegui quan premeu Ctrl+C dues vegades.
3. Traduir
Revisió de la paraula | La funció de traducció envia el text del vostre document a la pàgina web de Microsoft Translator i mostra una traducció en una finestra del navegador. A Word 2010 i 2013, també podeu activar Revisió | Traduir | Mini Translator, que presenta una informació sobre eines fantasma quan passeu el cursor per sobre d'un fragment de text seleccionat; moveu-hi el punter per veure'n una traducció emergent a l'idioma seleccionat. Hi ha desenes d'idiomes per triar: navegueu-los seleccionant Tria l'idioma de traducció al menú desplegable Tradueix.
4. Kerning
El programari d'edició d'escriptori professional admet el kerning: l'ajust selectiu de l'espai entre caràcters per fer que el text sigui més agradable estèticament. Word no ho fa de manera predeterminada, però es pot activar fent clic a la icona emergent a la secció Tipus de lletra de la pestanya Inici i marcant la casella amb l'etiqueta "Cerning per a tipus de lletra"; introduïu una mida mínima de punts al quadre de la dreta. Tanmateix, si utilitzeu el kerning en tipus de lletra petits, pot semblar que les lletres s'executen juntes, la qual cosa redueix la llegibilitat.
Per facilitar l'accés, utilitzeu la drecera de teclat CTRL+D o CMD+D en un Mac. Aquesta drecera us portarà directament a la pantalla Fonts independentment de la versió que feu servir. Els que executin Word 2007 o anterior hauran de marcar l'opció Espaiat entre caràcters. Si esteu executant una versió posterior, seleccioneu la pestanya "Avançat" a la part superior de la finestra emergent, tal com es mostra a dalt.
5. Insereix gràfic
Si voleu incloure un gràfic d'Excel al vostre document, no cal que deixeu Word. Seleccionant Insereix | El gràfic a Word obrirà una vista d'Excel en miniatura, en la qual podeu editar o importar les vostres dades. Tanqueu la finestra d'Excel un cop hàgiu acabat: es presentarà en forma de gràfic a Word. A la part superior de la finestra de Word, les pestanyes Eines de gràfics us ofereixen un control total sobre el disseny i l'aspecte del vostre gràfic, de manera que no cal que inicieu l'Excel manualment.
6. SmartArt
SmartArt us ajuda a il·lustrar processos i relacions mitjançant gairebé 200 dissenys predissenyats per a organitzacions de piràmides, cicles, jerarquies, matrius i molt més. Per utilitzar-lo a Word, només cal que feu clic a Insereix | SmartArt i seleccioneu una plantilla. A continuació, escriviu les vostres etiquetes al tauler flotant que apareix i arrossegueu les nanses per canviar la mida de l'SmartArt. Si voleu que surti sobre el vostre document, podeu aconseguir-ho fàcilment creant un quadre de text (mitjançant Insereix | Quadre de text) i posant-hi el vostre SmartArt.
7. Insereix la captura de pantalla
Si esteu escrivint un tutorial, o simplement voleu una manera senzilla d'incloure al vostre document una imatge d'un altre programa, podeu agafar una àrea de l'escriptori de Windows seleccionant Insereix | captura de pantalla; el menú desplegable us permet importar directament qualsevol finestra oberta com a imatge. Alternativament, podeu seleccionar l'opció Retall de pantalla per arrossegar un rectangle amb el ratolí i capturar una àrea personalitzada de la pantalla.
8. Inseriu peces ràpides
Les empreses sovint necessiten crear cartes i documents que continguin elements o paràgrafs estàndard, com ara una adreça. La funció de text automàtic de Word pot ajudar. Seleccioneu un fragment de text i, a continuació, seleccioneu Insereix | Peces ràpides | Text automàtic | Desa la selecció a la galeria de text automàtic. Ara podeu tornar a inserir aquest text a qualsevol document seleccionant-lo a Insereix | Peces ràpides | Menú de text automàtic. També podeu configurar peces ràpides per a elements com el nom de la vostra empresa i l'adreça de correu electrònic, i a l'organitzador de blocs de construcció també podeu configurar plantilles i objectes d'accés ràpid.
Tingueu en compte que aquesta opció no està disponible per als usuaris de Mac en el moment d'escriure.
9. Sillatització
Permetre que la paraula estranya s'escampi a través de dues línies pot millorar l'aparença del document. Pot evitar que el vostre marge dret es torni massa irregular o, en un text totalment justificat, pot evitar que apareguin grans "illes" d'espais en blanc entre cada paraula. Word pot separar paraules automàticament segons sigui necessari, però la funció està desactivada de manera predeterminada: per activar-la, aneu a la pestanya Disseny de pàgina i seleccioneu Divisió | Automàtic.
10. Números de línia
Si us referiu a codi, documents legals o fins i tot poesia, és possible que vulgueu numerar les vostres línies per facilitar-ne la referència. L'eina de llista numerada de Word aplica configuracions de sagnat que potser no són les que voleu: seleccioneu Disseny de pàgina | Números de línia i Word aplicarà una numeració ordenada al marge del document. De manera predeterminada, la numeració de línies s'aplica a tot el document, però podeu fer que ometi el text seleccionat escollint Números de línia | "Suprimeix el paràgraf actual".
11. Signatures digitals
No sempre és obvi si un document digital és un original autèntic. Per signar un document amb una clau de xifratge personal, aneu a la pestanya Fitxer (o l'orbe a Word 2007), seleccioneu Protegeix el document i trieu "Afegeix una signatura digital"; se us demanarà que deseu el document abans que s'afegeixi la vostra signatura. La signatura quedarà automàticament invalidada si el document és alterat, per la qual cosa la seva presència és garantia d'autenticitat. Si voleu convidar una altra persona a signar un document, aneu a la pestanya Insereix i, dins de la secció Text, seleccioneu Línia de signatura.
12. Filigrana
Quan feu circular un esborrany d'un document o compartiu alguna cosa privada amb un company de feina, és útil poder marcar la pàgina per poder veure d'un cop d'ull de quin tipus de document es tracta. El menú desplegable Filigrana, a la pestanya Disseny de la pàgina, us permet afegir una gran filigrana grisa que diu "ESBORRADOR", "CONFIDENCIAL" o "URGENT" en dos clics. Seleccioneu Marca d'aigua personalitzada per col·locar el vostre propi text o una imatge.
Els usuaris de Mac hauran d'utilitzar la pestanya "Insereix" a la part superior de la pantalla de l'ordinador per accedir a l'opció Filigrana.
13. Cites
Per a treballs acadèmics, Word també us pot ajudar a gestionar les vostres cites. A la pestanya Referències, trobareu un botó per gestionar les fonts; aquí, podeu introduir els detalls de cada obra a què feu referència i, a continuació, inserir-hi referències fent clic al menú desplegable Insereix citació. Podeu triar un format de citació entre 14 estils reconeguts, inclosos els estàndards APA i MLA, i al final, podeu generar una bibliografia amb un sol clic.
14. Macros
La interfície de script d'Office és sofisticada, com a mínim, però si voleu automatitzar una tasca senzilla i repetitiva, no cal que escriviu una línia de codi. A la pestanya Visualització, feu clic al menú desplegable Macros i seleccioneu Enregistrar macro. Al diàleg que s'obre, trieu un botó o una drecera de teclat (recordeu fer clic a Assigna per confirmar la vostra elecció); a continuació, realitzeu la tasca que voleu automatitzar. Quan hàgiu acabat, torneu al menú desplegable i seleccioneu Atura la gravació. Ara, si premeu el botó o la combinació de tecles escollits en qualsevol moment, es repetiran les operacions que heu gravat.
15. Vista d'esquema
Si utilitzeu Word per a un projecte gran, com ara una dissertació universitària o una novel·la, pot ser útil dividir el document en seccions i subseccions. Vés a Veure | Esquema per accedir a una visualització jeràrquica que us permet marcar els encapçalaments i replegar el cos del text sota d'ells; això us ofereix una visió general clara del vostre document, que es pot reorganitzar sense esforç movent seccions. També podeu recollir diversos documents en un projecte principal: feu clic a Mostra el document a la secció Document mestre de la pestanya Esquema per importar o crear subdocuments.
16. Color de la pàgina
Si voleu que el vostre document destaqui, podeu utilitzar el Disseny de pàgina | Color de pàgina desplegable per aplicar un rentat de fons; seleccioneu Efectes de farciment i podeu afegir patrons i textures. Els emplenaments i els patrons s'apliquen automàticament a totes les pàgines del document. A més, encara que els podeu veure a la pantalla, no estan impresos, de manera que no interferiran amb la llegibilitat de les vostres còpies en paper.
Alguns usuaris poden trobar la selecció de colors de la pàgina a la pestanya "Disseny" en funció de la versió de Microsoft Word i del sistema que utilitzeu.
17. Insereix índex
Una tercera característica útil per a treballs més llargs és la possibilitat de generar automàticament un índex. Per utilitzar aquesta funció, primer heu de marcar les vostres referències al text seleccionant la paraula o frase rellevant i després fent clic a Referències | Insereix índex. Quan hàgiu marcat tots els vostres encapçalaments, feu clic a Insereix índex per crear un índex. Això contindrà referències a les instàncies que heu marcat i enllaços d'autoactualització als números de pàgina en què apareixen.
18. Combina i compara documents
Word pot comparar o combinar automàticament dos documents: trobareu l'eina a Revisió | Compara. Si preferiu fer la feina vosaltres mateixos, feu clic a Veure | Veure al costat de l'altre; això col·locarà automàticament els vostres documents un al costat de l'altre amb els mateixos factors de zoom, de manera que podeu mirar fàcilment entre ells. Si feu clic al botó de desplaçament sincrònic, fins i tot es desplaçaran cap amunt i cap avall en un pas de bloqueig quan moveu el cursor o arrossegueu la barra de desplaçament.
19. Inspector de documents
Els oficials de premsa i els funcionaris s'han aterrat a l'aigua calenta en el passat per distribuir documents amb informació sensible incrustada a les seves metadades, o que es pot recuperar mitjançant l'opció de seguiment dels canvis de Word. No cometeu el mateix error: a la secció Informació de la pestanya Fitxer (o l'Orb a Office 2007), trobareu una selecció d'opcions al menú desplegable "Preparar per compartir" que us permetran comprovar si hi ha informació oculta (i confirmar la compatibilitat amb altres edicions de Word).
20. Personalitza la cinta
La interfície de la cinta va ser dissenyada per ser més estable que la interfície d'Office 2003 altament personalitzable. Tanmateix, si seleccioneu Fitxer | Opcions | Personalitza la cinta, pots afegir-hi funcions noves i eliminar les que no vulguis veure. Podeu afegir funcions que normalment no estan exposades en absolut (hi ha una selecció útil de "Comandes no a la cinta") i fins i tot crear les vostres pròpies pestanyes. Si això és massa complicat, podeu personalitzar la barra d'eines d'accés ràpid que apareix a la part superior de la pantalla mitjançant la petita fletxa desplegable a l'extrem dret.
